Bedienerhandbuch

1. Systemanforderungen

PHP-Erweiterungen

• json (Standard aktiviert)
• session (Standard aktiviert)
• mbstring (fuer Unicode-Support)
• openssl (fuer HTTPS/SMTP)

2. Installation

Schritt 1: Dateien hochladen

1. ZIP-Datei buchhaltungssystem.zip herunterladen
2. Entpacken
3. Den Ordner accounting-system komplett auf den Webserver hochladen

Zielverzeichnis (Beispiel fuer intrasaar.de):

/var/www/vhosts/intrasaar.de/httpdocs/accounting-system/

Schritt 2: Verzeichnisrechte setzen

chmod -R 755 accounting-system/data/ accounting-system/uploads/

Falls der Webserver-Putzer dies nicht kann:

chmod -R 777 accounting-system/data/ accounting-system/uploads/

Schritt 3: .htaccess pruefen

Die .htaccess-Datei muss im Hauptverzeichnis liegen.

Fuer Nginx-Server - diesen Block in die nginx.conf einfuegen:

location /accounting-system/ {
    try_files $uri $uri/ /accounting-system/index.php?$query_string;
}

location ~ \.php$ {
    fastcgi_pass unix:/var/run/php/php-fpm.sock;
    fastcgi_param SCRIPT_FILENAME $document_root$fastcgi_script_name;
    include fastcgi_params;
}

3. Ersteinrichtung

Schritt 1: Setup aufrufen

Im Browser oeffnen:

https://ihredomain.de/accounting-system/setup.php

Das System leitet automatisch auf setup.php weiter, wenn die Daten-Dateien noch nicht existieren.

Schritt 2: Installation starten

1. Admin-Passwort eingeben (Standard: admin123)
2. Auf "Installation starten" klicken
3. Das System erstellt ALLE noetigen Dateien: Benutzer, Beispiel-Kunden, Beispiel-Artikel, Einstellungen, Zaehler
4. Auf "Zum Admin-Login" klicken

Schritt 3: Setup sperren

rm setup.php
# Oder (empfohlen):
mv setup.php setup.php.old

4. Lizenzierung

Das System ist domaingebunden. Bei Kopie auf einen anderen Server blockiert es sich automatisch.

Lizenzschluessel generieren (nur fuer Entwickler)

generate_license.php ist nicht im Verteilungs-ZIP enthalten. Nur lokal ausfuehren:

require 'core/License.php';
$key = License::generateKey('kundendomain.de', 'unlimited', 0);
echo $key;

Lizenzschluessel beim Kunden aktivieren

1. Admin-Login -> Einstellungen -> Lizenz
2. Schluessel eingeben -> "Lizenz aktivieren"
3. Status zeigt "Aktiviert" mit Domain und Gueltigkeit

Was passiert bei Kopie?

Jeder Seitenaufruf (ausser Login und Setup) prueft, ob die aktuelle Domain mit der Domain im Lizenzschluessel uebereinstimmt. Bei Abweichung erfolgt eine Weiterleitung auf die Einstellungen mit Fehlermeldung.

Lizenzschluessel-Uebersicht

5. Login-Daten

Administrator

Buchhalter

Kundenportal (Beispiel)

6. Funktionen

Dashboard

• Umsatzuebersicht (monatlich/jaehrlich)
• Offene Posten und ueberfaellige Rechnungen
• Letzte Rechnungen

Rechnungen

• Rechnungen erstellen, bearbeiten, loeschen
• Dokumenttypen: Rechnung (RE-), Gutschrift (GS-), Lieferschein (LS-)
• Reverse Charge (Paragraph 13b UStG) - kein MwSt-Ausweis
• PDF-Druckansicht mit firmenlogo
• Lieferschein-Druck (ohne Preise)
• Gutschriften erstellen (automatisch negierte Betraege)
• Versand per E-Mail (SMTP)
• Statusverwaltung (Entwurf - Offen - Bezahlt)
• Fortlaufende Nummerierung pro Dokumenttyp (konfigurierbar)

Kunden

• Kundenstammdaten verwalten
• Portal-Zugang pro Kunde aktivieren
• Umsatz pro Kunde

Artikel und Dienstleistungen

• Artikel mit Preisen und Steuersaetzen
• Nummerierung und Kategorisierung
• SKR03-Kontenrahmen-Zuordnung pro Artikel

Berichte

• Monatliche/jaehrliche Umsatzuebersicht
• Offene Posten-Liste
• Bilanzuebersicht
• DATEV-Export

Einstellungen

• Firmendaten, Rechnungsnummern-Praefix
• Standard-Zahlungsbedingungen
• SMTP-Einstellungen fuer E-Mail-Versand
• Firmenlogo, Lizenzverwaltung

Benutzerverwaltung

• Rollen: Admin, Buchhalter, Rechnungsstellung, Betrachter
• Individuelle Berechtigungen pro Benutzer
• Benutzer anlegen/deaktivieren/loeschen

Kundenportal

• Kunden koennen eigene Rechnungen einsehen
• Konto-Daten aktualisieren
• PDF-Download

7. Verzeichnisstruktur

accounting-system/
    .htaccess              # Apache-Rewriting & Sicherheit
    index.php              # Haupt-Einstiegspunkt (Router)
    setup.php              # Ersteinrichtung (danach loeschen!)
    config/
        config.php         # Systemkonfiguration, Konstanten
    core/
        Auth.php           # Authentifizierung & Sitzung
        Database.php       # JSON-Datei-Database-Engine
        License.php        # Lizenzverwaltung
        Router.php         # URL-Routing
        Security.php       # XSS-Schutz, CSRF, Validierung
        Session.php        # Session-Management
    models/
        Model.php          # Basisklasse (CRUD)
        User.php           # Benutzer-Model
        Customer.php       # Kunden-Model
        Invoice.php        # Rechnungs-Model
        Item.php           # Artikel-Model
        Setting.php        # Einstellungen-Model
    controllers/
        AuthController.php       # Login/Logout
        DashboardController.php  # Dashboard
        CustomerController.php   # Kunden-CRUD
        InvoiceController.php    # Rechnungen-CRUD
        ItemController.php       # Artikel-CRUD
        ReportController.php     # Berichte & Export
        SettingController.php    # Einstellungen & Lizenz
        UserController.php       # Benutzer-CRUD
        PortalController.php     # Kundenportal
    views/
        layouts/
            header.php           # HTML-Head, Navigation
            footer.php           # HTML-Footer
        auth/login.php           # Admin-Login
        dashboard/index.php      # Dashboard-Ansicht
        customers/               # Kunden-Ansichten
        invoices/                # Rechnungs-Ansichten
        items/                   # Artikel-Ansichten
        reports/                 # Berichts-Ansichten
        settings/                # Einstellungs-Ansicht
        users/                   # Benutzer-Ansichten
        portal/                  # Kundenportal-Ansichten
    assets/
        css/style.css            # Stylesheet
        js/app.js                # JavaScript
    lib/
        EmailService.php         # E-Mail-Versand (SMTP)
        DatevExport.php          # DATEV-Export
    data/                        # JSON-Datenbank (beschreibbar!)
        skr03.json               # SKR03 Kontenrahmen
    uploads/                     # Uploads (beschreibbar!)

8. Konfiguration

Basispfad aendern

Falls das System in ein Unterverzeichnis verschoben wird, passt sich der Router automatisch an.

SMTP fuer E-Mail-Versand

In Einstellungen -> SMTP konfigurieren:

Produktiv-Einstellungen in config.php

Fuer den Produktivbetrieb in config/config.php pruefen:

ini_set('display_errors', '0');
ini_set('log_errors', '1');

9. Sicherheit

Was ist abgedeckt

Nach der Installation

1. setup.php loeschen (kritisch!)
2. Standard-Passwoerter aendern (admin123)
3. data/-Verzeichnis auf 755 setzen (nicht 777)
4. SSL-Zertifikat installieren (HTTPS erzwingen)

10. Backup

Vollstaendiges Backup

# Gesamtes Verzeichnis sichern
tar czf backup-buchhaltung-$(date +%Y%m%d).tar.gz accounting-system/

# Nur Daten sichern
tar czf backup-daten-$(date +%Y%m%d).tar.gz \
    accounting-system/data/ \
    accounting-system/uploads/

Automatisches Backup (Cron)

# Taegliches Backup um 2:00 Uhr
0 2 * * * tar czf /backups/buchhaltung-$(date +\%Y\%m\%d).tar.gz /var/www/html/accounting-system/data/

11. Deployment auf neuem Server

Das System ist vollstaendig portabel. Alle Pfade sind relativ.

Checkliste

Schritt-fuer-Schritt

1. Dateien kopieren
2. Rechte setzen: chmod -R 755 accounting-system/data/ accounting-system/uploads/
3. setup.php aufrufen und Installation durchfuehren
4. Lizenz aktivieren (neuer Schluessel fuer neue Domain noetig!)
5. setup.php loeschen

Lizenz bei Serverwechsel

Der bestehende Lizenzschluessel gilt nur fuer die Original-Domain. Fuer den neuen Server:

1. generate_license.php mit neuer Domain ausfuehren (lokal)
2. Neuen Schluessel beim Kunden unter Einstellungen -> Lizenz eingeben

12. Fehlerbehebung

ERR_TOO_MANY_REDIRECTS

Ursache 1: Session-Cookie wird nicht gespeichert (HTTPS) - SSL pruefen, Browser-Cookies loeschen.

Ursache 2: setup.php wurde noch nicht ausgefuehrt - setup.php aufrufen und Installation starten.

Ursache 3: .htaccess-Konflikt mit Server-Konfiguration - parent-.htaccess und RewriteBase pruefen:

RewriteEngine On
RewriteBase /accounting-system/

Ursache 4: www/non-www Redirect-Schleife - Domain konsistent aufrufen (mit oder ohne www).

HTTP 500

Ursache 1: PHP-Fehler - temporaer Fehleranzeige aktivieren:

error_reporting(E_ALL);
ini_set('display_errors', '1');

Ursache 2: Fehlende require_once-Zeilen in index.php.

Ursache 3: Verzeichnisrechte pruefen: chmod -R 755 data/ uploads/

Ursache 4: mod_rewrite nicht geladen: a2enmod rewrite && systemctl restart apache2

Login funktioniert nicht

1. Passwort pruefen (Standard: admin123)
2. Setup nochmal ausfuehren (setzt Passwoerter zurueck)
3. Browser-Cookies loeschen, anderen Browser oder Incognito-Modus testen
4. JSON-Datei pruefen: cat data/users.json | python3 -m json.tool

Daten werden nicht gespeichert

Ursache 1: Keine Schreibrechte - ls -la data/ pruefen.

Ursache 2: JSON-Datei beschraenkt - cat data/invoices.json | python3 -m json.tool

Rechnungsnummern-Spruenge

Das System nutzt einen Zaehler in data/counter.json. Bei jedem Erstellen wird er erhoht.

Performance-Probleme bei vielen Daten

JSON-Dateien werden bei jedem Zugriff komplett geladen. Ab ca. 1000+ Rechnungen kann es langsam werden. Loesung: Auf ein SQL-basiertes System migrieren.

Fehler im Apache Error Log finden

tail -50 /var/log/apache2/error.log

Bei Plesk/cPanel: Logs - Fehlerprotokolle im Hosting-Dashboard.