IMHWS Bedienerhandbuch

Handwerker-Software v2.2.0 · Mac & Windows

Inhaltsverzeichnis

1. Installation 2. Ersteinrichtung 3. Dashboard 4. Kunden 5. Angebote 6. Rechnungen 7. Mahnungen 8. Eingangsrechnungen 9. Lieferanten 10. Aufträge 11. Aufmaße 12. Artikel & Lager 13. Kassenbuch 14. Subunternehmer 15. Termine & Kalender 16. Aufgaben 17. Einnahmen/Ausgaben 18. Buchführung 19. USt-Voranmeldung 20. DATEV-Export 21. E-Rechnung (ZUGFeRD) 22. Branchen-Schnittstellen 23. E-Mail-Versand 24. Server-Verbindung 25. Einstellungen 26. Tastenkürzel 27. Monteur-App 28. Hilfe & Support 29. Automatisierung 30. CSV-Import

1. Installation

macOS

  1. Öffne die .dmg-Datei
  2. Ziehe Handwerker-Software in den Programme-Ordner
  3. Beim ersten Start: Rechtsklick → Öffnen (macOS-Sicherheitswarnung)

Windows

  1. Starte die .exe-Installationsdatei
  2. Durchlaufe den Installationsassistenten
  3. Starte die App über das Desktop-Symbol oder Startmenü
Systemanforderungen: macOS 10.15+ oder Windows 10+. Es wird kein Internet für den normalen Betrieb benötigt.

2. Ersteinrichtung

Beim ersten Start wird die Software mit Beispieldaten geladen. Richte zuerst deine Firmendaten ein:

  1. Gehe zu Einstellungen (Sidebar unten)
  2. Fülle deine Firmendaten aus:
    • Firmenname, Adresse, PLZ/Ort
    • Telefon, E-Mail
    • USt-IdNr. (falls vorhanden)
    • IBAN und BIC
  3. Klicke Speichern
Tipp: Diese Daten erscheinen auf allen Rechnungen, Angeboten und Dokumenten.

Lizenz aktivieren

  1. Gehe zu Einstellungen → Lizenz
  2. Trage deinen Lizenzschlüssel ein (HW-...)
  3. Klicke Aktivieren

3. Dashboard

Das Dashboard zeigt dir auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen:

Klicke auf eine Kennzahl um direkt zur passenden Seite zu navigieren.

4. Kunden

Verwalte alle deine Kunden an einem Ort.

Neuen Kunden anlegen

  1. Klicke + Neuer Kunde
  2. Fülle die Daten aus (Name ist Pflicht, Rest optional)
  3. Speichere mit Speichern

Kundenübersicht

Tipp: Trage immer eine E-Mail-Adresse ein — diese wird für den E-Mail-Versand von Rechnungen und Angeboten benötigt.

5. Angebote

Erstelle Angebote für deine Kunden und verfolge deren Status.

Angebot erstellen

  1. Klicke + Neues Angebot
  2. Wähle den Kunden aus der Dropdown-Liste
  3. Gib eine Bezeichnung ein (z.B. "Sanitärarbeiten Badezimmer")
  4. Füge Positionen hinzu:
    • Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis
    • Das Programm berechnet den Gesamtbetrag automatisch
  5. Setze ein Gültigkeitsdatum (Standard: 30 Tage)
  6. Speichere das Angebot

Status

StatusBeschreibung
offenWartet auf Entscheidung des Kunden
akzeptiertKunde hat zugestimmt → Rechnung erstellen
rechnungRechnung wurde erstellt

Aktionen

Tipp: Nutze die Branchen-Schnittstellen (DATANORM, GAEB, BMEcat) um Leistungsverzeichnisse zu importieren.

6. Rechnungen

Erstelle und verwalte Rechnungen für deine Kunden.

Rechnung erstellen

  1. Klicke + Neue Rechnung
  2. Wähle den Kunden
  3. Gib Titel und Positionen ein
  4. Die Fälligkeit wird automatisch auf 30 Tage gesetzt
  5. Speichere die Rechnung

Rechnung aus Angebot

  1. Gehe zu Angebote
  2. Setze den Status auf ✅ Akzeptiert
  3. Klicke → Rechnung
  4. Die Rechnung wird automatisch mit allen Positionen erstellt

Aktionen

Nummernkreis

Rechnungsnummern werden automatisch vergeben: RE-100001, RE-100002, usw.

7. Mahnungen

Automatische Mahnungserstellung für überfällige Rechnungen.

Mahnung erstellen

Aktionen

8. Eingangsrechnungen

Erfasse Rechnungen die du von Lieferanten oder Dienstleistern erhalten hast.

  1. Klicke + Neue Eingangsrechnung
  2. Wähle den Lieferanten (optional)
  3. Gib Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum ein
  4. Speichere die Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen erscheinen in der Buchhaltung als Ausgaben.

9. Lieferanten

Verwalte deine Lieferanten und deren Kontaktdaten.

10. Aufträge

Verwalte laufende Aufträge und Arbeitsaufträge.

Auftrag erstellen

  1. Klicke + Neuer Auftrag
  2. Verknüpfe den Auftrag mit einem Kunden
  3. Gib eine Bezeichnung ein (z.B. "Heizungsinstallation Mustermann")
  4. Setze Status: Offen, In Arbeit, Erledigt

Aufträge können mit Aufmaßen, Fotos und Unterschriften (Monteur-App) ergänzt werden.

11. Aufmaße

Dokumentiere Arbeitsumfänge mit Messwerten und Fotos.

12. Artikel & Lager

Verwalte deinen Artikelstammdaten und Lagerbestand.

Artikel anlegen

Lagerbewegungen

Import/Export

Artikel können per DATANORM, GAEB oder BMEcat importiert und exportiert werden.

13. Kassenbuch

Erfasse Bareinnahmen und Barausgaben direkt.

14. Subunternehmer

Verwalte Subunternehmer und deren Stundensätze.

15. Termine & Kalender

Verwalte Termine und erstelle Kalender-Exports.

Termin erstellen

  1. Gehe zu Termine
  2. Klicke + Neuer Termin
  3. Gib Datum, Uhrzeit und Beschreibung ein
  4. Optional: Verknüpfe mit Kunden

ICS-Export

Exportiere alle Termine als .ics-Datei für Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar.

16. Aufgaben

Erstelle und verwalte Aufgaben mit Prioritäten und Fristen.

Aufgabe erstellen

Statistiken

Das Dashboard zeigt die Aufgabenverteilung nach Priorität und Status.

17. Einnahmen/Ausgaben

Einfache Buchführung für Einnahmen und Ausgaben.

Buchung erfassen

  1. Gehe zu Buchungen
  2. Klicke + Neue Buchung
  3. Wähle Datum, Betrag, Kategorie
  4. Beschreibung hinzufügen
  5. Speichern

Exportiere Buchungen als CSV für die Weiterverarbeitung in Excel oder DATEV.

18. Buchführung (Soll/Haben)

Professionelle Buchführung mit SKR03-Kontenrahmen.

Buchungsschema

Jede Buchung besteht aus einem Soll- und einem Haben-Eintrag. Das Programm stellt sicher, dass Soll immer gleich Haben ist.

Kontenrahmen (SKR03)

Die wichtigsten Konten sind vordefiniert:

KontoNameArt
1000BankBestandskonto
1200KasseBestandskonto
8400Erlöse 19% UStErlöskonto
3800USt-Erhaltene 19%Passivkonto
4900BankgebührenAufwandskonto

Buchung erfassen

  1. Gehe zu Doppelte Buchführung
  2. Klicke + Neue Buchung
  3. Gib Datum und Betrag ein
  4. Wähle Soll-Konto und Haben-Konto
  5. Beschreibung hinzufügen
  6. Speichern

Kontenübersicht

Die Übersicht zeigt Soll, Haben und Saldo pro Konto. Filtere nach Zeitraum für monatliche oder quartalsweise Auswertungen.

19. USt-Voranmeldung

Erstelle die Umsatzsteuer-Voranmeldung als XML-Datei für ELSTER.

Erstellen

  1. Gehe zu USt-Voranmeldung
  2. Wähle den Zeitraum (Monat oder Quartal)
  3. Das Programm berechnet automatisch:
    • Umsatzsteuer-Soll (19% und 7%)
    • Umsatzsteuer-Voranabzüge
    • Umsatzsteuer-Differenz
  4. Exportiere die XML-Datei für ELSTER

20. DATEV-Export

Exportiere deine Buchungen im DATEV-Format für die Weiterverarbeitung mit DATEV-Software.

Exportieren

  1. Gehe zu DATEV
  2. Wähle den Exportzeitraum
  3. Klicke CSV exportieren
  4. Die Datei kann direkt in DATEV importiert werden
Hinweis: Der Export enthält alle Buchungen im DATEV-konformen Format mit Kontonummern, Beträgen und Belegdaten.

21. E-Rechnung (ZUGFeRD)

Erstelle rechtsgültige E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format.

E-Rechnung erstellen

  1. Öffne eine bestehende Rechnung
  2. Klicke 🧾 E-Rechnung
  3. Die ZUGFeRD-XML wird automatisch in die PDF eingebettet
  4. Speichere die Datei
Tipp: ZUGFeRD-E-Rechnungen sind in Deutschland ab 2025 Pflicht für bestimmte Branchen. Das Format kombiniert PDF und XML in einer Datei.

22. Branchen-Schnittstellen

Importiere und exportiere Leistungsverzeichnisse in gängigen Handwerksformaten.

Verfügbare Formate

FormatBeschreibungImportExport
DATANORMStandard für Heizung/sanitär✅✅
GAEB 85Leistungsverzeichnis✅✅
GAEB 90Angebotsformat✅✅
BMEcatIDS-Connect / Katalogformat✅✅

DATANORM importieren

  1. Gehe zu Branchen-Schnittstellen
  2. Klicke 📥 DATANORM importieren
  3. Wähle die Datei aus
  4. Artikel werden in die Artikelliste übernommen

GAEB zu Angebot

  1. Importiere eine GAEB-90 Datei
  2. Klicke 📋 Als Angebot übernehmen
  3. Ein neues Angebot wird mit allen Positionen erstellt

23. E-Mail-Versand

Sende Rechnungen, Angebote und Mahnungen direkt per E-Mail an deine Kunden.

SMTP einrichten

  1. Gehe zu Einstellungen → E-Mail / SMTP
  2. Trage deine SMTP-Daten ein:
    • SMTP-Server: z.B. smtp.gmx.de, smtp.web.de, smtp.strato.de
    • Port: 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL)
    • Benutzername: Deine E-Mail-Adresse
    • Passwort: Dein E-Mail-Passwort
    • Absender: Name und E-Mail-Adresse
  3. Klicke Speichern
  4. Teste mit 📧 Test-E-Mail senden

Beliebte SMTP-Server

AnbieterSMTP-ServerPort
GMXsmtp.gmx.de587
Web.desmtp.web.de587
Stratosmtp.strato.de587
1&1smtp.ionos.de587
Gmailsmtp.gmail.com587
Outlooksmtp.office365.com587

E-Mail senden

Klicke auf das 📧-Symbol neben einer Rechnung, Angebot oder Mahnung. Die E-Mail wird mit folgendem Inhalt versendet:

Wichtig: Der Kunde muss eine E-Mail-Adresse im Kundenstamm haben, sonst kann keine E-Mail gesendet werden.

24. Server-Verbindung

Arbeite vernetzt: Büro, Home Office und Monteur-App teilen sich dieselben Daten.

Modi

ModusBeschreibung
LokalAlles auf diesem PC, kein Server nötig
ServerDaten werden mit einem Server synchronisiert

Server-Modus einrichten

  1. Server-Software auf dem Server starten (z.B. VPS mit Node.js)
  2. API-Key vom Server kopieren
  3. In der App: Einstellungen → Server-Verbindung
  4. Modus auf Server stellen
  5. Server-URL eingeben (z.B. https://mein-server.de:8443)
  6. API-Key einfügen
  7. Client-ID vergeben (z.B. "Büro-PC-01")
  8. Mit 🔍 Verbindung testen prüfen
  9. Mit 🔄 Daten synchronisieren erstmalig synchronisieren

Automatische Synchronisation

Im Server-Modus werden Daten automatisch alle 60 Sekunden synchronisiert. Manuell kannst du jederzeit:

Typische Netzwerk-Szenarien

25. Einstellungen

Firmendaten

Name, Adresse, Telefon, E-Mail, USt-IdNr., IBAN, BIC — diese Daten erscheinen auf allen Dokumenten.

E-Mail / SMTP

SMTP-Server für den E-Mail-Versand konfigurieren (siehe Abschnitt 23).

Server-Verbindung

Server-Modus und Sync-Einstellungen (siehe Abschnitt 24).

Lizenz

Updates

Automatische Update-Prüfung über GitHub. Bei Verfügbarkeit wird ein Download-Link angezeigt.

26. Tastenkürzel

TasteAktion
Ctrl/⌘ + NNeues Element (je nach Seite)
Ctrl/⌘ + SAktuelles Element speichern
Ctrl/⌘ + PPDF exportieren
Ctrl/⌘ + EE-Rechnung erstellen
Ctrl/⌘ + DDashboard
Ctrl/⌘ + ,Einstellungen öffnen
Ctrl/⌘ + LSeitenleiste ein/ausblenden

27. Monteur-App (Android)

Die begleitende App für Monteure im Feld. Erfasst Zeiten, Rapporte, Fotos und Unterschriften direkt beim Kunden. Die App arbeitet komplett offline und synchronisiert die Daten automatisch mit der Desktop-Software.

Funktionen

Installation

  1. Lade die IMHWS-Monteur-v1.0.0.apk-Datei auf dein Android-Handy
  2. Öffne die Datei und bestätige die Installation („Unbekannte Quellen" muss erlaubt sein)
  3. Öffne die App und trage in den Einstellungen die Server-URL und dein Benutzerkonto ein

Sync mit der Desktop-Software

Die Monteur-App synchronisiert sich automatisch mit der Desktop-Software, sobald eine Internetverbindung besteht. Erfasste Daten (Zeiten, Rapporte, Aufmaße, Fotos, Unterschriften) werden an den Server übertragen und in der Desktop-Software angezeigt.

Hinweis: Die Monteur-App arbeitet offline und synchronisiert automatisch, sobald eine Verbindung besteht. Alle in der App erfassten Daten stehen auch in der Desktop-Software zur Verfügung.

28. Hilfe & Support

Häufige Fragen

Wo werden die Daten gespeichert?

Alle Daten werden lokal in einer SQLite-Datenbank gespeichert. Der Speicherort hängt vom Betriebssystem ab:

Kann ich die Daten sichern?

Ja. Kopiere einfach die komplette data/-Ordner an einen sicheren Ort. Die Datenbank-Datei handwerker.db enthält alle Daten.

Was passiert bei einem PC-Wechsel?

  1. Lizenz deaktivieren (Einstellungen → Lizenz → Deaktivieren)
  2. App auf neuem PC installieren
  3. data/-Ordner vom alten PC kopieren
  4. Lizenz auf neuem PC aktivieren

Wie ändere ich das Passwort für die Lizenz?

Die Lizenz ist an die Hardware gebunden. Bei PC-Wechsel muss die Lizenz deaktiviert und neu aktiviert werden.

Support

Technischer Support:

Tipp: Bei Problemen hilft oft ein Neustart der App. Die Daten bleiben erhalten.

29. Automatisierung / Regeln

Erstelle eigene Regeln, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.

Neue Regel erstellen

  1. Wechsle zu Automatisierung in der Sidebar
  2. Klicke auf + Neue Regel
  3. Gib einen Namen ein und wähle Typ, Bedingung und Aktion
  4. Aktiviere die Regel mit dem Toggle

Regel-Typen

Tipp: Regeln laufen im Hintergrund. Deaktivierte Regeln werden nicht ausgeführt.

30. CSV-Import

Importiere Rechnungsdaten aus anderen Programmen per CSV-Datei.

Unterstützte Formate

Import starten

  1. Wechsle zu CSV-Import in der Sidebar
  2. Klicke auf CSV-Datei auswählen
  3. Die Spalten werden automatisch erkannt
  4. Das Import-Ergebnis wird angezeigt

Erkannte Spalten

Hinweis: Bei Problemen mit dem Import überprüfe die Kodierung der CSV-Datei (UTF-8 empfohlen).
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